Масштабирование бизнеса: стратегии роста и развития
Управление бизнесомСтатьи
Оптимизация бизнес-процессов за семь шагов: как перестать работать на износ
Руководство по анализу и оптимизации бизнес-процессов компании за семь шагов. Методы и способы, как выбрать подход, сократить расходы и повысить лояльность клиентов ⚡
Оптимизация бизнес-процессов — это целенаправленное улучшение существующих рабочих алгоритмов компании с целью повышения их эффективности, скорости, качества, снижения затрат. Простыми словами, это поиск, устранение всего, что замедляет работу, приводит к ошибкам, требует лишних ресурсов или усложняет жизнь клиентам и сотрудникам.Анализ и оптимизация бизнес-процессов дает понимание о том, как организована работа предприятия. Но есть проблема — большинство руководителей не знают, с чего начать. Они видят «боль» (срывы сроков, перегруженную команду, низкое качество продукции), но не видят корневых причин. Без понимания причин невозможно найти решение.Методы оптимизации бизнес-процессов, их правильное применение — то, что отличает лидирующие компании. Но как выбрать и внедрить лучший метод, чтобы избежать ошибок? В этой статье мы разберемся, как выбрать процессы для оптимизации, как ее проводить, чтобы добиться результатов.
Что такое бизнес-процесс и зачем его описывать?
Это последовательность взаимосвязанных видов деятельности, которые организация выполняет для преобразования входящих ресурсов (данные, информация, материалы) в выходящий результат (продукт, услугу, решение), создающий ценность для клиента.Почему описание критически важно?
Видимость. Важно увидеть явные «узкие» места, дублирования, ненужные шаги. Главная задача — понять, где можно сократить потери времени и ресурсов, чтобы контролировать их в дальнейшем
Возможность анализа текущей операционной деятельности. Только описанный порядок действий можно измерить, провести учет показателей эффективности, составить план улучшений. Поэтому все управленческие решения зависят от качества анализа данных
Понимание основы. Согласие команды на изменения возможно только при наличии знаний о текущем положении дел. Описание поможет выполнять задачи быстрее, повысит производительность всей команды
Стандартизация. Когда рабочий цикл описан, новый сотрудник может быстро его освоить. Необходимы единые правила
Масштабируемость. Усовершенствованная модель позволяет быстро ее масштабировать
Получите подборку файлов от Московской Бизнес Академии бесплатно
Что значит оптимизация бизнес-процессов?
Оптимизация бизнес-процессов — целенаправленное, систематическое совершенствование способа выполнения операций компании с целью повышения их операционной эффективности, скорости исполнения, качества результатов (продукции или услуг), снижения затрат на ресурсы.Важный момент: это не одноразовый проект с датой завершения. Это постоянный цикл улучшений, комплекс мероприятий, которые интегрируются в повседневную операционную деятельность компании.Три направления улучшения деятельности:
- 1
Скорость — сокращение времени выполнения рабочего цикла
- 2
Затраты — снижение себестоимости операции
- 3
Качество — повышение надежности производственных алгоритмов, снижение количества ошибок
Идеально, когда достигнуты все три цели одновременно. Но на практике часто нужно выбирать приоритеты в зависимости от стратегии компании, текущего состояния.
Определение целей оптимизации
Совершенствование системы деятельности начинается не с внедрения инструментов, а с ясной постановки целей, для чего нужна оптимизация:
- 1
Диагностика проблемной областиЗадайте себе вопрос: какая операция требует улучшения в первую очередь? Ответ ищите в четырех ключевых областях: жалобы, пожелания клиентов, операционная нагруженность, финансовые утечки, качество и надежность
- 2
Трансформация направления в SMART целиЦель должна быть SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), содержать исходное состояние (As-Is), целевое состояние (To-Be), период реализации, ожидаемый финансовый эффект
- 3
Валидация стратегической значимостиНе все алгоритмы, требующие улучшения, одинаково важны. Из-за этого сфокусируйтесь на тех, которые влияют на общую стратегию, прибыль компании
Подготовка к оптимизации
Многие компании совершают критическую ошибку: они начинают менять порядок работы, не подготовившись. Результат — хаос, сопротивление команды, крушение инициативы.Последовательность действий при подготовке:
- 1
Получить спонсорство руководства. Развитие требует времени, финансовых, человеческих ресурсов
- 2
Сформировать кросс-функциональную команду. Нужна команда из представителей разных функций: project manager, process owner, operational staff, IT specialist, business analyst, change manager
- 3
Провести текущее состояние (As-Is Assessment). Задокументируйте, как конкретный алгоритм организован и функционирует сейчас. Отобразите все шаги, определите участников, измерьте сроки, проанализируйте используемые ресурсы, выявите проблемные зоны
- 4
Собрать исходные данные, метрики. Установите исходные KPI: время цикла, сколько операций в день/неделю, процент ошибок, переделок, себестоимость одной операции (расходы), уровень удовлетворенности клиентов, загруженность персонала
- 5
Провести интервью со стейкхолдерами. Поговорите с клиентами, поставщиками, сотрудниками, чтобы найти настоящие «узкие места», понять риски
- 6
Провести обучение команды. Расскажите команде, почему вы запускаете инициативу, как будет проводиться работа, какие улучшения ожидаете, какое участие требуется от каждого
Процесс оптимизации
Рассмотрим подробно пошаговый алгоритм:
- 1
Анализ и выявление проблем.Выявленные «узкие места» — это те шаги, которые замедляют всю схему работы
- 2
Выявление корневых причин.Не просто найдите проблему, найдите корневую причину. Используйте при необходимости метод анализа «Пять почему». Например, проблема: «Обработка заказа занимает пять дней». Вот пят «почему»: потому что много согласований, потому что каждый согласующий проверяет по-разному, потому что механизмы не интегрированы, потому что интеграция требует инвестиций, потому что раньше не было приоритета
- 3
Разработка решений.На этом этапе генерируйте идеи улучшений. Приоритезируйте идеи по критериям или с помощью такой схемы: высокий эффект плюс низкие инвестиции и короткий срок
- 4
Пилотирование.Не применяйте изменения сразу ко всей производственной цепочке. Сначала проведите пилот на небольшой части (на одного клиента, на 10% объема, на отдельное подразделение)
- 5
Оценка результатов.Сравните новые показатели со старыми метриками. План сработал? Если нет, с чем это связано?
- 6
Масштабирование и внедрение.Если пилот показал успех, пришло время перейти к масштабированию изменений далее. Это требует целостного подхода: от обновления документации до назначения ответственных
- 7
Мониторинг и постоянное совершенствование.Совершенствование деятельности не заканчивается на внедрении. Необходим непрерывный цикл
ПО ТЕМЕ:
Методы оптимизации бизнес-процессов
Рассмотрим современные методы, которые охватывают большинство ситуаций в компаниях.
| A | B | |
|---|---|---|
1 | Параметр | Описание |
2 | Суть | Определить один правильный способ выполнения алгоритма, требовать его соблюдения всеми |
3 | Основные инструменты | Инструкции, регламенты, чек-листы, шаблоны документов, SOP (Standard Operating Procedure), визуальные стандарты |
4 | Примеры | Единый регламент обработки заказов, унифицированный шаблон счетов, стандартная процедура согласования, единые шаги обслуживания клиента |
| A | B | |
|---|---|---|
1 | Параметр | Описание |
2 | Суть | Замена ручного труда технологией — автоматический ввод данных, электронные подписи, RPA-роботы, системная интеграция |
3 | Основные инструменты | RPA-платформы, API-интеграторы, электронные подписи, BPM, ERP/CRM, скрипты |
4 | Примеры | API-интеграция, автоматизировать рассылку счетов по email, RPA для обработки форм заявок, автоматический ввод данных из сканированных документов |
| A | B | |
|---|---|---|
1 | Параметр | Описание |
2 | Суть | Радикальный пересмотр методологии работы с нуля: изменение последовательности, ответственности, технологии |
3 | Основные инструменты | BPMN, BPM, дизайн-сессии, аналитика данных, моделирование сценариев |
4 | Примеры | Заказ клиентом через Интернет с автоматической обработкой, вместо бумажной — электронная подпись |
| A | B | |
|---|---|---|
1 | Параметр | Описание |
2 | Суть | Систематическое устранение потерь: времени, ресурсов, запасов, ошибок, лишних движений |
3 | Основные инструменты | - 5S (организация рабочего пространства, состоящая из пяти японских принципов: сэири (сортировка), сэйтон (рациональное размещение), сэйсо (уборка), сэйкэцу (стандартизация) и сицукэ (совершенствование) - кайдзен (философия непрерывного улучшения небольшими шагами) - канбан (схема визуального управления производством, запасами, использующая карточки) - производственная стратегия just-in-time, при которой материалы, компоненты поставляются точно в нужное время, в необходимом количестве - чек-листы потерь (при перепроизводстве, ожидании, транспортировке, запасах) - A3-анализ (основанный на цикле PDCA (планируй-делай-проверяй-действуй) |
4 | Примеры | Использование «5S» на складе, ежедневные кайдзен-встречи, канбан-доски, модель поставок just-in-time |
Практический совет: каждый метод и инструмент решает разные задачи. На практике комбинируйте, чередуйте способы оптимизации бизнес-процессов: стандартизируйте простые, автоматизируйте рутину, а для радикальных изменений используйте реинжиниринг бизнес-процессов, чтобы перестроить работу с нуля и добиться прорыва.
Ошибки при оптимизации бизнес-процессов
Практически каждая компания, приступая к преобразованиям, совершает типовые ошибки. Вот основные из них:
- 1
Отсутствие ясной цели, спонсорства.Установите конкретные SMART-цели, направленные на измеримые улучшения. Получите явное спонсорство от руководства
- 2
Отсутствие приоритетов.Действуйте точечно: вначале выберите 1–2 самые проблемные операции производственного процесса, чтобы снизить риски и сконцентрировать усилия отдела
- 3
Изменение модели без ее глубокого понимания.Сначала детальный анализ, потом выбор эффективного метода оптимизации бизнес-процессов. Не наоборот
- 4
Игнорирование людей.Ключевую роль играет опыт команды, эффективное взаимодействие специалистов
- 5
Ожидание быстрых результатов.Установите реалистичные сроки
- 6
Отсутствие измерения результатов.Установите KPI, измеряйте их до, во время, после внедрения улучшений
- 7
Одноразовый подход вместо постоянного совершенствования.Создайте культуру постоянного совершенствования
Правила оптимизации бизнес-процессов
Рассмотрим фундаментальные принципы оптимизации работы предприятия:
Начните с наиболее проблемного алгоритма. Выберите слабое место, что вызывает больше всего проблем. Добейтесь успеха на этом участке, потом переходите к следующему
Получите поддержку топ-менеджмента. Директор или владелец должны понимать зачем это нужно, быть готовыми выделить ресурсы (время, деньги, людей)
Включите всех участников. Люди, которые выполняют определенную задачу день за днем, видят проблемы, которые не видны никому другому. Их идеи часто самые ценные
Измеряйте все. Установите KPI, регулярно проверяйте их
Действуйте постепенно. Не пытайтесь сделать все за один день. Сначала пилот, потом расширение
Документируйте все изменения. Напишите регламент, создайте инструкцию, сделайте видео-обучение
Обучите команду. Проведите обучение, ответьте на вопросы, убедитесь, что все понимают, как работать по-новому
Собирайте обратную связь. Регулярно спрашивайте у команды, нужны ли улучшения: что работает, что не работает, что нужно изменить?
Будьте гибкими, готовыми адаптировать. Будьте готовы корректировать неэффективные операции
Признавайте успехи, мотивируйте команду. Это мотивирует на дальнейшие улучшения.
Важно! Мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с нашими курсами, где тема данной статьи раскрывается более подробно:
*В этом месяце мы делаем большой набор, в связи с этим, действует скидка на все онлайн программы. Количество мест ограничено
Удобные инструменты для управления бизнес‑процессами
Подробнее о некоторых популярных и полезных сервисах, помогающих организовать, оптимизировать бизнес-процессы:
Сервисы для планирования:- ERP (Enterprise Resource Planning). Комплексное управление всеми ресурсами предприятия. Пример: «1С»- Управление проектами. Организация, контроль командной работы. Примеры: Jira, Trello- CRM (Customer Relationship Management). Управление взаимоотношениями с клиентами. Примеры: Bitrix24, AmoCRM
Автоматизация:- BPM (Business Process Management). Управление и автоматизация. Примеры: ELMA365- RPA-платформы (Robotic Process Automation). Автоматизация рутинных действий. Примеры: Primo RPA, Robin- Документооборот. Управление документами, согласованиями. Примеры: NextBox, Nextcloud
Инструменты аналитики и визуализации:- BI-системы (Business Intelligence). Анализ данных для принятия решений. Примеры: Google Analytics, Яндекс Метрика- Платформы для визуализации. Проектирование и документирование. Примеры: Draw.io, Miro
Регулярный анализ и оптимизация — основа развития компании Начните с диагностики, выберите 1–2 приоритета, четко поставьте SMART-цели, соберите команду, проведите анализ текущих процессов, разработайте решения (посмотрите на примеры изменений в других компаниях, у партнеров или конкурентов), запустите пилот, измерьте реальные результаты, масштабируйте, создайте систему мониторинга производственной деятельности. Применяйте любые методы и инструменты, которые требуется внедрить (стандартизация, автоматизация, Lean, реинжиниринг бизнес-процессов). Повышайте эффективность работы постоянно. Если вы хотите освоить оптимизацию на профессиональном уровне и получить диплом, рекомендуем:
MBA в сфере операционного менеджмента — полноценная программа МВА для руководителей и менеджеров, которые хотят овладеть инструментами управления операциями, оптимизации и трансформации компании
Программа «Операционный директор» — специализированная профессиональная программа подготовки операционных директоров, операционных топ-менеджеров
